Professionele digitale communicatie: de etiquetteregels

Digital boost

Door de coronacrisis heeft de digitale communicatie een serieuze boost gekregen: niet alleen privé maar ook op professioneel vlak chatten, mailen en vergaderen we online heel wat af. Deze elementaire digitale vuistregels zorgen ervoor dat je communiceert als een pro.

Chatten

• Let goed op de spelling en vertrouw niet blindelings op de spellingscorrector of woordsuggesties: zo voorkom je vermijdbare blunders en onprofessionele bloopers.
• Pas je tone of voice aan.
• Stuur je bericht alleen naar diegene die de boodschap moet ontvangen.
• Wees zuinig met emoji’s en vermijd stickers en giphy’s: leuk in privésfeer maar onprofessioneel in een professionele omgeving.
• Maak je boodschap kort en krachtig en bundel alles in één chat: te veel verschillende berichten komen verwarrend en chaotisch over.
• Op een chatbericht wordt vaak een snel antwoord verwacht. Heb je weinig tijd of komt het niet goed uit? Antwoord dan kort en laat weten dat je echte reply er later nog aankomt.
• Heb je veel te vertellen of te vragen? Overweeg dan om je boodschap te mailen.

Lees ook: De 10 geboden van mobiele etiquette op het werk

Mailen

• Steek voldoende tijd in het opmaken van je mail en gebruik bullets om structuur te creëren: met een ellenlange blok tekst is niemand gebaat.
• Bedenk voor je onderwerpregel een goede titel die kort samenvat waarover je mail gaat.
• Spreek de ontvanger aan met een persoonlijke aanspreking. Niemand heet “Beste”.
• Zijn er meerdere ontvangers? Denk dan goed na over wie er allemaal in cc moet staan.
• Wil je een groepsmail beantwoorden? Bedenk dan of je je antwoord wil versturen naar de verzender of naar de hele groep.
• Wil je een bijlage versturen? Controleer dan voor het versturen van de mail of je bijlage effectief bijgevoegd is: een “Oeps, bijlage vergeten!” vervolgmail sturen en ontvangen is vervelend.

E-mail etiquette: De 25 ultieme regels

Online vergaderen

• Verzorg jezelf en kleed je netjes aan, al is het maar je bovenstuk.
• Denk aan de ruimte achter je: een rommelige achtergrond bezorgt je een rommelige indruk. Tip: stel een neutrale, virtuele achtergrond in.
• Zorg ook voor een rustige locatie: te veel achtergrondlawaai kan de conversatie verstoren.
• Probeer niet te typen tijdens de vergadering, vaak staat de interne microfoon van je laptop of pc erg dicht bij je lawaaierige toetsenbord. Neem desnoods notities met blad en papier, net als vroeger.
• Spreek luid en duidelijk. Gebruik bij voorkeur een headset.
• Wil je tijdens je online meeting een dringende sanitaire pauze inlassen? Meld dit op een professionele manier even aan de anderen, zomaar wegstappen is not done.

Ontdek: 10 geboden voor online meetings

(fd/mr)